「ベテランに頼りすぎる」経営が抱える静かなるリスク
第1回、第2回では、事務作業のムダな時間を削減し、それを「攻めの利益」に変える戦略をお伝えしました。しかし、このデジタル化の推進を阻む、もう一つの大きな壁があります。
それは、「属人化」という静かなるリスクです。
「この業務はベテランのAさんしかわからない」「あのデータは、担当者のPCの中にしか入っていない」――。
EC経営層である貴方は、長年積み重ねてきたベテランの「知恵」を尊重していることでしょう。しかし、その知恵が「特定の個人に依存した状態」になっていることは、「業務停止リスク」という形で貴社の成長を妨げています。
本コラムでは、属人化がEC事業にもたらす具体的なリスクを洗い出し、kintoneを活用することで、「ベテランの知恵」を会社の「永久資産」に変え、誰でも業務に関われるスピード経営を実現する方法をご紹介します。
属人化がEC事業の利益を奪う3つの深刻なリスク
1. 「特定担当者への業務集中」が引き起こす恒常的な残業
属人化は、特定のベテラン社員に業務知識やデータが集中し、業務の負荷を不均一にします。
- リスク： 特定の担当者しか請求書を発行できない、特定の担当者しか返品フローを把握していない、などの状況では、その担当者が忙しい日や休日の業務が滞ります。結果、その担当者だけが慢性的に残業することになり、第1回で指摘した残業代というコストが削減できません。
- 解決： kintoneで請求書発行フローや返品受付フローを「アプリ」として標準化すれば、新人でも画面の指示通りに進めるだけで作業が完了します。業務を平準化することで、全社員で負荷を分散し、恒常的な残業代の発生を防ぎます。
2. 「ベテランの退職」が引き起こす業務の停止リスク
経営層にとって最も恐ろしいのは、長年のノウハウを持ったベテラン社員が急に退職・休職した際に、業務そのものが停止してしまうことです。
- リスク： 「今までこれでうまくいっていた」という成功のノウハウが、個人の頭の中やローカルフォルダの中にしか残っていないため、再現性がゼロになります。新しい担当者への引継ぎも困難になり、新人教育費も無駄になります。
- 解決： kintoneは、業務の手順、判断の理由、過去の顧客対応履歴といった「知恵」をすべてクラウド上に蓄積します。これにより、ノウハウが「会社の永久資産」となり、ベテランの退職や配置転換があっても、業務の継続性が確保され、新人教育のコストも大幅に削減されます。
3. 「スピード経営」を妨げる情報共有のボトルネック
ECサイトでは、市場の変化や競合の動きに合わせて迅速に判断・行動する必要があります。
- リスク： マーケティング担当者が知りたい「過去のキャンペーン時の在庫状況」を、在庫管理担当者に聞かなければわからないなど、部署間の情報連携にタイムラグが生じます。この情報待ちの時間が、施策の実行を遅らせ、機会を逃すことになります。
- 解決： kintone上で部署や担当者、取引先といった全ての情報を連携させることで、リアルタイムで必要な情報にアクセスできます。これにより、迅速な意思決定が可能となり、EC事業における**「スピード経営」**を実現します。
まとめ：KYO-YOUは、ベテランの「知恵」を未来につなぐプラットフォーム
属人化の解消は、特定の社員を排除することではありません。むしろ、ベテランが築き上げた貴重なノウハウを、全社員で共有し、未来の利益につなげるための最善の「投資」です。
kintoneのシステムを利用した新しいシステム「KYO-YOU」は、プログラミング不要で、貴社の「業務の進め方」そのものをアプリとして構築し、業務とノウハウをデジタルな資産として残すためのプラットフォームです。
「今までこれでうまくいっていた」という過去の成功体験に固執し、業務停止のリスクと恒常的な残業コストを払い続けるのか？
それとも、KYO-YOUを導入し、「誰でも・どこでも」業務が回る、リスクゼロのEC経営に転換するのか？
決断の時です。